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  • 费用报销注意事项
    作者:计划财务处     时间:2018-05-07 16:55:14

    加强企业开支相关实质性要件的审核工作,是企业不断完善内部控制制度的重要组成部分,同时也是企业所得税法判断 是否准予税前扣除的重要依据,是证明企业支出是否与企业取得收入有关,是否合理的重要条件。光靠一张发票并不足 以支撑业务的真实合理的,如果光靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理上还是在税务管理上都存在漏洞和风险。 

    《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他 支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。当然,发票这项证据也是非常重要的,虽然企业所得税法并没有明确将税前扣 除凭证限定为发票,但是对于能够取得发票的行为来说,符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭 证,也是不可或缺的,这点在其他的文件也是有规定的。《关于加强企业所得税管理的意见》(国税发〔2008〕88号) 第二条第(三)3项规定:加强发票核实工作,不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据;《税收征收管理法》第二十一 条规定,纳税人购买商品必须取得合法有效的发票。国税发[2008]80号国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作 的通知第八第(二)在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票,不得允许纳税人 用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。国家税务总局公告2017年第16号国家税务总局关于增值税发票开具有 关问题的公告第二条不符合规定的发票,不得作为税收凭证。

     那么,日常工作中主要的业务实质性要件有哪些?包括但不限于下面这些情况。   

    1、实物资产。如:购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等,是否有入库单、入库单签章、审批手续是 否齐全,是否有采购合同,是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应,是否有从第三方开票 ,是否舍近求远采购,成本费用率是否明显超过行业合理水平。 

    2、租金发票。是否有行政办公部门审核确认手续,是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。 

    3、业务招待费。业务招待费报销,是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批,大额发票是否有消费清单。大额 发票是税务稽查重大,如果没有清单,可能会认为虚假消费。

     4、差旅费。差旅费报销单内容是否填写齐全,所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差 地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。

     5、会议费。会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料,是否有与会议无关费用(如旅游 费)列支。 

    6、工资薪金。是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工作薪金的个人所得税,工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相 吻合。 

    7、运费。运费报销,是否有运费报销单,起运地和运达地是否与运费报销单相吻合,是否由起运地和运达地以外的车辆 运输、运输价格是否波动较大。 

    8、油费。加油费报销,报销的加油费是否为本公司车辆,本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否超过了车辆理论行 车的最大油耗量。 

    9、水电费。水电费报销,发票上的字码是否与水表、电表的字码相符,是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映 产量很少,但水电费却很高。 

    票据审核过程中应把握的几点:

    1、票据与实际业务吻合 这是费用报销中最基本的常识知识,比如:采购一批物料,按理应该取得商品购销发票,但最后到财务报销时使用的是 接受服务的发票,这样牛头不对马嘴,自然不允许报销。有的小供应商没有发票怎么办?税务局不会认的,所以买东西 前记得问有没有发票,没发票就换一家。 

    2、附件能有力支撑费用发生的真实性 附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性,比如:报销物料采购款,后面的送货单仅写了物料一批和总金额,没 有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字,财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务 是否真实发生、有无存在舞弊的风险。 

    3、取得的发票类别符合税法要求 在这里给大家总结一下:水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销,但吃饭的发 票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。

     4、涉及专票报销尽可能价税分离填写 报销过程中涉及到专票报销的,在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写,这样方便财务后期的账务处 理。另外,再提示一点,取得专票报销的一定要在发票开具的180天内报销,如果超过180天报销,票据上显示的税金要 自己掏腰包了。 

    5、附件中文件表单符合内部管理流程 这点要求至关重要,很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见,报销事项在发生前应取得这些内部通过的 审批意见。比如:某项目发生土建改造,施工前肯定会对这个工程进行评估,评估通过才能进行施工及后期的费用报销 ,那么在报销时就需要附上该方案评估通过的文件,这样财务人员审核时才能看到该工程的评估是符合公司内部管理要 求的,就可以放心的审核通过了。 当然,这点要求是基于公司内部管控延伸出来的,不同公司要求的标准会不一样,一般来说越是管理规范的公司,在这 方面的要求会越严苛。